Uczelnie wyższe zabiegają o kandydatów, więc automatyzują część procesów rekrutacyjnych aby odpowiadać szybciej. Muszą jednak uważać, bo łatwo mogą stracić zaufania kandydatów.
Wiele uczelni automatyzuje procesy rekrutacyjne aby zaradzić ograniczonej wydajności zespołów rekrutacyjnych. Często decydują się na masową automatyzację komunikatów. Eksperci ostrzegają jednak, że zaufanie jest najważniejszą walutą przy podejmowaniu decyzji o wyborze uczelni.
Według raportu „2026 Enrollment Engagement Report” (https://go.capturehighered.com/the-enrollment-engagement-report-2026), o ile studenci sami powszechnie (47%) korzystają z narzędzi takich, jak chatboty AI podczas wyszukiwania uczelni, to oczekują kontaktu z żywym rekruterem.
W zdecydowanej większości (83%) studenci oczekują odpowiedzi od prawdziwego człowieka. 60% kandydatów będzie gorzej oceniać uczelnię od której otrzyma odpowiedzi sprawiające wrażenie wygenerowanych przez AI.
Według autorów raportu, zamiast udawać człowieka, sztuczna inteligencja powinna służyć jako warstwa analityczna, działająca w tzw. „ciemnym lejku” (ang. dark funnel). Jest to etap, w którym kandydaci oceniają uczelnie przed zadaniem pytania czy wypełnieniem formularza.
AI dobrze poradzi sobie z interpretowaniem sygnałów behawioralnych i wykrywaniem intencji, oceną potencjalnych kandydatów na podstawie ich zaangażowania czy wskazywaniem tych, którzy w danym momencie potrzebują kontaktu z rekruterem.
Dzięki temu pracownicy biur rekrutacji mogą poświęcić zaoszczędzony czas na bezpośrednie rozmowy telefoniczne i budowanie relacji, zamiast tracić go na ręczną analizę danych.
Istnieją obszary, które kandydaci na studia postrzegają jako ściśle relacyjne. Dotyczy to rozmowy o kwestiach finansowych i stypendiach. W tym wypadku trzy czwarte kandydatów chce kontaktu z człowiekiem. Także w rozmowie o życiu w społeczności studenckiej 76% oczekuje rozmowy z człowiekiem. Dotyczy to także kwestii związanych z etapem wejścia w życie studenta (65%). jak zauważają autorzy raportu, takie potwierdzenie poczucia przynależności i bezpieczeństwa, może dać tylko drugi człowiek.
Dobre zasady skutecznej rekrutacji na studia powinny zakładać zachowanie równowagi pomiędzy technologią a relacjami. Raport przytacza cztery takie rekomendacje:
- Audyt komunikatów: należy przeczytać każdą wiadomość generowaną przez system z perspektywy siedemnastolatka i ocenić, czy brzmi ona jak głos kogoś, komu zależy, czy jak wynik przetwarzania bazy danych.
- Ochrona momentów wymagających zaufania: formalne wyłączenie kluczowych etapów (decyzje o przyjęciu, finanse, dopasowanie) z automatyzacji. AI może przygotować szkic, ale to doradca musi prowadzić komunikację.
- Wcześniejsza personalizacja: studenci oczekują, że uczelnie będą znać ich zainteresowania jeszcze przed wypełnieniem formularza kontaktowego, bazując na ich aktywności na stronie.
- Mierzenie zaufania, nie tylko szybkości: obok wskaźników konwersji warto śledzić liczbę rezygnacji z subskrypcji, niezadowolenie z czatbotów oraz prośby o rozmowę z człowiekiem. To sygnały ostrzegawcze, że wydajność zaczyna kosztować uczelnię utratę relacji.